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Quels sont les délais de conservation des documents pour les particuliers ?

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Même si les entreprises ont d’autres obligations et que cela constitue un enjeu plus important, les particuliers sont tenus de conserver pendant un certain temps bon nombre de leurs documents administratifs ; ce que l’on appelle communément les archives.

Quels sont les délais à connaitre dans ce domaine, afin de ne pas se tromper ?

Particuliers et documents : combien de temps faut-il les conserver ?

Certains documents sont à conserver toute la vie. Cela concerne l’acte de naissance, l’acte de mariage ou de décès, mais aussi certains documents nécessitant de passer devant un professionnel assermenté comme un jugement d’adoption ou encore de divorce. On doit également conserver les titres de ses propriétés (maisons et appartement).

Si tous les documents relatifs à la vie professionnelle ne sont pas à garder pour toujours, certains doivent l’être jusqu’au moment de la retraite. Il faut donc, dès l’entrée dans la vie active, mettre de côté les contrats de travail et les bulletins de salaire, mais aussi les indemnités chômage et maladie.

D’autres documents sont à garder, mais moins longtemps. Ce sont généralement eux qui posent problème car la durée peut varier entre 1 à 5 ans.

Par exemple un allocataire de la CAF doit conserver ses avis de versement pendant un laps de temps de 5 ans. Cela sera aussi le cas pour les factures énergétiques et d’eau et les relevés bancaires. En effet, pendant deux ans ou quatre ans ; selon qu’il est privé ou public, un fournisseur peut réclamer le paiement d’une facture.

Si le consommateur est dans son bon droit, il peut se défendre en montrant des documents qui sont relatifs à ce litige et cela peut donc l’aider à ne pas payer.

Certaines factures sont à conserver pendant une durée de deux ans et les factures de téléphone pendant une année seulement.

Est-ce que la durée de conservation est la même pour les documents d’entreprise

Si un particulier doit régulièrement faire le tri de ses différents papiers administratifs pour éliminer ceux qui peuvent l’être, que dire des entreprises ?

De par leur activité, elles génèrent et reçoivent une foule d’informations au format papier ou numérique qu’elles conservent généralement, pensant bien faire. Ce n’est pas vrai dans tous les cas, mais mieux vaut se tromper et garder trop que pas assez car les entreprises, chaque année, sont victimes de documents manquants (jetés, perdus, détruits) et n’ont donc pas de preuve à montrer lors d’un litige avec un client ou alors quand un contrôleur fiscal leur adresse la liste des documents qu’il veut se voir présenter lors de sa venue.

Les archives papier doivent faire l’objet d’un récolement (tri en vue de supprimer les documents obsolètes) ; ce qui est un travail fastidieux. Néanmoins, la systématisation de la dématérialisation leur enjoint de trouver des solutions pour numériser leurs documents papier.

Comme cette tâche est très chronophage et que cela constituerait une perte de temps et d’argent de numériser des documents qui n’ont plus de validité, il est courant d’externaliser cette tâche à des sociétés spécialisées.

Ces dernières trient, suppriment, classent et organisent les archives papier mais peuvent aussi se charger de les numériser en respectant le protocole en vigueur.

Elles se chargent ensuite d’expliquer ce classement aux différents collaborateurs et de leur faciliter l’accès à ces informations en fonction parfois d’un certain niveau d’accréditation.

Des études réalisées au sujet des archives prouvent que bon nombre de documents sont ainsi perdus chaque année ce qui peut être préjudiciable. Le fait de passer au numérique pour ses archives augmenterait la productivité, car les collaborateurs ont accès aux informations de manière plus fluide et se sentent plus efficaces.

Un sentiment peut-être partagé par les particuliers quand ils rangent consciencieusement leurs documents administratifs…

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